如何易性癖在5分鐘內，向領導匯報上百頁的PPT？

神奇的“電梯匯報術”，麻省理工學院創(chuàng)業(yè)必修課；

prep的匯報結構；

必須讓領導壹開始就明白，你希望領導做什么？

站在壹個決策者而不是執(zhí)行者的角度上，哪些理由能直接幫助他做決策

簡潔的表達源于單純的心態(tài)

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十幾年前，我還在銀行當信貸員，為轄區(qū)內壹家企業(yè)增加信貸額度。忙了壹個月，好不容易把材料壹路磕磕絆絆地送到了最重要的程序——市分行的貸審會。

我和主任估計貸審會壹次通過有難度，這家企業(yè)的情況非常復雜，光材料就有半尺高，所以打算在會前和分管信貸的副行業(yè)先做壹次溝通。

好不容易安排了時間，沒想到那天分行忽然來了檢查團，我們從上午壹直等到貸審會開會之前，都沒見到那位行長。

我都不抱希望了，可主任畢竟是老江湖，他讓我等著，壹個人跑到行長專用電梯前，剛好攔住了準備上樓的副行長。

最后貸審會非常順利，我相信是主任的這次“電梯匯報”起了很大作用，但他是怎么辦到的呢？

十多年以后，我看到了壹個叫“電梯匯報術”的方法，才明白其中的奧妙。

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有時，你準備了上百頁的屁屁踢，可臨開會，領導卻只有伍分鐘的時間在場，沒他拍板，別人什么也決定不了。

有時候，你要匯報壹件很重要的事，但領導卻不這么認為，他覺得自己的時間很值錢，你的事只配給伍分鐘。

有時候，你到客戶那里去提報方案，剛好遇上了他們的大領導，可他只有伍分鐘的時間，你是壹步步走流程，還是抓住這天降的伍分鐘呢？

再比如，你在行業(yè)會議的茶歇認識了壹個投資人，你能利用這短短的伍分鐘泡咖啡的時間，把項目說清楚，并爭取壹次正式見面的機會嗎？

麻省理工學院每年的創(chuàng)業(yè)大賽中，有壹個環(huán)節(jié)就是“電梯匯報”，贏者可獲2萬美元獎金，因為上面這些，都是“電梯匯報術”可以幫助你的。

“電梯匯報術”是壹種結構化思維，比如今天要介紹的是prep的匯報結構：position觀點、reason理由、evidence證據、position重復觀點。

這都是你需要事先準備的，我們來分解壹下，到底包括哪些：

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第壹步：觀點（position）

就是首先用壹兩句話說清楚你想要得到的東西，包括：希望領導原則上同意、給預算、定時間、定下壹步計劃、或者盡快看看你的詳細材料，等等。

請注意（敲黑板），很多人第壹步就出了問題，不是“你做了什么”，而是“你希望領導做什么”。

我們通常這樣開頭：

“上周我見了壹個客戶，他balabalabala”

“這個月，我對xx市場進行了全面調研，走訪了幾十家客戶，其中有balabalabala”

“我分析了近幾個月的銷售數據，發(fā)現balabalabala”

沒錯，你為這個方案付出了壹個月的努力，你有很多話想告訴領導，但這關他什么事呢？功勞要賣，但不是現在。

不是“我見了壹個客戶”，而是“有個客戶希望見壹下您”。

不是“我做了調研”，而是“想請您確認壹下下壹步的技術方案”。

不是“我分析了銷售數據”，而是“我們必須把促銷的時間提前”。

為什么要這樣開頭？你知道很多領導忙到什么程度？會議開始之前，他還不知道會議的主題是什么。你必須讓他壹開始就明白，你希望他做什么？他才能圍繞這壹點，考慮你下面的內容。

你想要領導做的事情，壹般有叁種：

第壹種是領導明確的動作（定方向、定預算、定時間、定下壹步計劃）；

第貳種是領導原則上同意，可以繼續(xù)進行下去；

第叁種是領導重視并盡快看看你的詳細材料或安排會議。

你想得到哪壹樣，取決于工作目前的進度，取決于領導的決策風格（授權型還是參與型），你必須有壹個明確的判斷，別指望領導幫你決定。

請壹定要盯著他的眼睛，用堅定、簡短、直接的語言告訴他：“我需要得到您的……”

不要怕這樣做失禮，讓領導盡快進入狀況，節(jié)省他的時間，就是對他最大的尊重。

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第貳步：理由（reason）

接下來，你還有4分30秒？

不，你最多還有2分鐘時間陳述你的理由，差不多是你平時講叁頁ppt的時間。因為還得留1分多鐘給領導提問。

你需要仔細分析你的匯報材料，凝結成不超過叁個理由，然后試著用簡潔而有力的語言表達出來。

簡潔的表達在于強化重點，何為重點，又取決于你的匯報目標。試比較下面兩種句式：

a：“技術上我建議采用xxxx，因為比較成熟，解決我們執(zhí)行期太短的問題?！?/p>

這是“論點——論據——強化論點”的結構，強調“成熟技術”、“解決實際問題”，顯然是希望用明顯的優(yōu)勢引發(fā)領導明確的動作（給預算、定時間、定下壹步計劃）。

b：“我建議的xxxx是壹項大公司都開始運用的技術，可以在xxx部分運用，供應商可以幫我們聯系參觀xxx。”

這是“論據——論點——強化論據“的結構，強調“創(chuàng)新”、“行業(yè)交流”，是想要引起領導的重視與興趣，引發(fā)下壹步的動作——“原則上同意，可以繼續(xù)進行下去”，或者“盡快看看你的詳細材料或安排會議”。

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在“理由（reason）”環(huán)節(jié)，大部分人的困難在于精簡材料，文章是自己的好，越看越喜歡，每點都重要，怎么也減不下來。

此時，我們要放棄做方案時常用的“技術思維”，學會用“決策思維”看自己的方案。

這兩者有什么不同呢？“技術思維”考慮的是有哪些方法，它們的優(yōu)劣勢又是什么？“決策思維”考慮的是這個方案要多少資源，能達到什么效果，是否符合我們的目標。

站在領導的角度上，站在壹個決策者而不是執(zhí)行者的角度上，哪些理由能直接幫助他做決策？哪些是間接的？先把間接的去掉。再想壹想，其中最重要的叁條是什么？

請不要懷疑這個方法，因為壹定可以做到。如果你做不到，說明方案本身有問題，給你壹個小時也沒用。

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第叁步：證據（evidence）

在陳述理由之后，通常領導會詢問壹兩個關心的問題，即使領導不問，我們仍然需要進入下壹個環(huán)節(jié)——證據（evidence）。

在“理由（reason）”部分，核心是觀點，要求簡潔直接；但在“證據（evidence）部分”，最重要的是細節(jié)，要求有打動力，包括：具體現象、數據、效果估計、承諾等等。

選擇什么樣的材料作為你強有力的證據，仍然取決于你想要達到的目標：

給領導決策信心：

“供應商之前的使用xxx技術的xxx項目，預算和我們基本相同，就是在30天內完成的……”

強調事情的緊急性

“我已經聯系過xxx公關公司的tony，他至少可以聯系叁位在此期間有檔期的明星，但必須在本周內確認……”

強調事情的重要性

“我做過測算，按現在的銷售速度，庫存將在年底超過1000萬，將嚴重影響流動資金……”

引發(fā)領導的興趣

“這個方向雖然目前應用不廣，但和集團的創(chuàng)新方向壹致，xx總已經有明確的興趣……”

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最后：position重復觀點

最后，再壹次重復你的要求。

和開頭不同，開頭提要求是讓領導明確你的匯報目的，結尾的要求則帶有強烈的“行動導向”——更明確，更能讓領導做出決策。

壹、如果你的目標是“希望領導給預算、定時間、定下壹步計劃”，那么你最好能讓領導做選擇題，而不是判斷題：

“上面的兩個方案，其中預算首先要定下來，希望領導能給個建議，我們可以盡快執(zhí)行下去?！?/p>

貳、如果你的目標是“希望領導原則上同意，可以繼續(xù)進行下去”，那么你最好表示下壹步的行動已經在計劃之中，這是壹個積極的暗示：

“如果您同意的話，我下壹步的想法是……”

叁、如果你的目標是“希望領導重視并盡快看看你的詳細材料或安排會議”，那就可以更明確壹點：

“我的詳細計劃已經發(fā)到您的郵箱里，剛才跟您的助理確認您本周叁和伍有時間，如果您覺得有必要，可以安排壹個會議……”

請注意（再次敲黑板），所有的努力都是為了壹個結果——下壹步明確的行動（時間、人物、預算、動作），

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“伍分鐘電梯溝通術”，難點不在技術層面，多多練習，壹定可以做到。

難點在于思想包袱。很多人把跟領導溝通，看得太嚴重，于是拼命想表現自己，有人則看得太復雜，于是拼命逃避。

簡潔的表達源于單純的心態(tài)，“伍分鐘領導匯報”只是為了解決問題，不是讓你給領導壹個好印象（盡管客觀上有可能），不要追求所謂“技術含量”，那些只不過是為了滿足個人的虛榮心而已。

你對世界簡單了，這個世界也就不會對你太復雜。